Pour mesurer les évolutions de son activité, tout entrepreneur ou dirigeant de TPE a tout intérêt à fixer et suivre des indicateurs de performance pertinents. Ces KPI (Key Performance Indicator) permettent de maintenir le cap en mettant en lumière l’état de santé de l’entreprise à l’instant t. Cela permet également de prendre le recul nécessaire pour améliorer et développer son activité. Faisons le point sur les KPI utiles et indispensables pour gérer une TPE.
Les INDICATEURS DE PERFORMANCE pour UNE VISION globale
Si ce n’est pas déjà fait, commencez par fixer des objectifs optimistes et réalisables pour votre activité. Puis mettez en place votre budget prévisionnel afin de déterminer vos charges et produits annuels. Ces étapes vous permettent d’assurer une cohérence entre le « train de vie » de votre entreprise et le chiffre d’affaires que vous êtes en mesure de réaliser. Une fois ces prérequis mis en place, seul ou accompagné d’un consultant My-Saam, il est nécessaire de vous y référer de manière régulière pour mesurer les écarts éventuels. Vient ainsi le temps du suivi des KPI pertinents pour votre activité.
Etablir une liste de quelques indicateurs de performance permet d’avoir une vision globale de l’état de santé de son entreprise. Compilés dans un tableau de bord, les KPI offrent une vision claire et synthétique à l’instant t de l’entreprise, en plus d’être un véritable outil d’aide à la décision.
NB : Il vaut mieux avoir peu d’indicateurs et les suivre régulièrement pour être efficace.
Voici les indicateurs utiles pour la gestion d’une TPE ou pour un indépendant :
1. KPI phare : le suivi du chiffre d’affaires
Le chiffre d’affaires comprend la main d’œuvre, c’est-à-dire ce qui est facturé sous formes de prestations de services, de prestations intellectuelles, les forfaits, ou encore la réalisation d’un chantier. Cela peut être aussi l’achat-revente de marchandises ou la sous-traitance de prestations avec d’autres fournisseurs ou partenaires.
Il est utile de suivre l’atteinte de l’objectif de CA fixé à l’année et mensuellement. On peut parler d’un pourcentage, 78% du CA réalisé par rapport à l’objectif initial annuel ou d’une note 7,8/10. Simple et efficace. Le suivi du chiffre d’affaires seul ne suffit pas. Il convient de croiser cet indicateur avec le niveau de marge pour vérifier la rentabilité de l’activité.
2. Le niveau de la marge
La marge brute est un indicateur pertinent pour mesurer la rentabilité d’une entreprise. Cela permet de savoir si l’activité est susceptible de générer un bénéfice ou pas. On parle également de taux de marge. La marge peut être observée dans son ensemble mais également sur les différents produits ou services proposés par l’entreprise. L’entrepreneur peut ainsi identifier les prestations les plus rentables. La marge commerciale s’obtient en faisant la différence entre le chiffre d’affaires hors taxes et le coût d’achat des marchandises vendues ou les coûts de fonctionnement pour réaliser les prestations de services. On obtient ainsi la marge brute. On peut exprimer la marge en pourcentage, on parle alors de taux de marge. Dans ce cas, le taux de marge commerciale se calcule en divisant la marge commerciale par le coût d’achat et en multipliant le tout par cent.
Pour piloter sa rentabilité, optimiser la marge commerciale aura un résultat très favorable sur le résultat global de l’entreprise. Pour cela, il est utile d’impacter au maximum le prix de revient des produis/services ou d’augmenter le taux horaire ou le prix de vente.
3. Les heures facturées
Votre objectif de chiffre d’affaires et votre prix de vente moyen vont permettre de déterminer le nombre d’heures à facturer. Par exemple pour un objectif de 80 000 euros à un prix moyen à l’heure de 60 euros, il faudra facturer 1 333 heures. Mais il faut tenir compte que les heures facturables ne représentent pas 100% des heures travaillées et disponibles. Par exemple, en fonction de votre activité on peut estimer que les heures facturables sont de l’ordre de 70% de votre temps alloué à votre activité. Les 30% restants sont pour l’administratif, le développement commercial, la formation, les congés, la maladie…etc. Ce ratio est un exemple et il nécessite d’être adapté en fonction de votre secteur d’activité.
4. Le taux horaire
Il est utile d’analyser le taux horaire sous plusieurs angles. Le taux horaire cible est le taux en-dessous duquel vous ne devez pas facturer au risque de perdre de l’argent. Le taux horaire moyen effectif lisse vos écarts de prix et vous permet de voir si vous respectez bien votre taux cible ou si vous facturez au-delà, ce qui aura un impact positif.
Plus le taux moyen horaire est haut, moins vous aurez à facturer d’heures pour atteindre votre chiffre d’affaires. Si vous facturez toutes vos heures à un taux horaire moyen élevé, vous impacterez positivement votre marge et votre bénéfice.
5. L’état de la trésorerie
L’état de la trésorerie est un indicateur primordial à suivre. Même si vous avez de l’activité et que vous prestez et facturez à bon rythme, il convient de rester vigilant quant aux paiements des clients et aux relances. Le cas échant, vous risquez de mettre votre entreprise en difficulté. Il est important de pouvoir voir en un coup d’œil l’état des créances afin de relancer rapidement ses clients et avoir une bonne gestion des impayés. Une bonne manière de les anticiper est aussi d’avoir recours à l’acompte pour lisser au mieux l’état de votre trésorerie.
6. Le résultat prévisionnel
Enfin, l’indicateur de performance à suivre de près est votre résultat prévisionnel, c’est-à-dire veiller à ce que votre activité vous permette de dégager un bénéfice. C’est d’autant plus important pour les entrepreneurs qui exercent en SASU et qui ont fait le choix de se verser uniquement ou majoritairement des dividendes en fin d’année. Car oui vous pouvez vous verser des dividendes, à condition qu’il y ait un bénéfice. Cet indicateur est donc crucial. Il s’obtient en faisant la différence entre le chiffre d’affaires hors taxes et les frais de fonctionnement de l’entreprise, fixes et variables.
Suivre ses indicateurs pour prendre de bonnes décisions
Les indicateurs de performance permettent d’avoir une synthèse des données pertinentes de l’entreprise. En suivant régulièrement ces KPI utiles, le dirigeant sait rapidement si son entreprise se porte bien ou non. Il est ainsi en mesure d’agir efficacement et de prendre de bonnes décisions. En synthétisant les données utiles de l’entreprise, le tableau de bord se révèle être un pilier indispensable pour bien gérer son entreprise. Le logiciel de gestion en ligne My-Saam Vision vous permet d’avoir accès à ces données facilement et en temps réel pour maîtriser la rentabilité de votre entreprise au quotidien. Commencez à l’utiliser gratuitement dès maintenant.
