Avant toute chose, pouvez-vous nous présenter votre couveuse ?
Noëlle B. : HOPLA est une petite couveuse basée à Mulhouse, dans le Haut-Rhin. Nous hébergeons les activités d’entrepreneurs dans des secteurs d’activités très diversifiés. Nous travaillons au quotidien très étroitement avec plusieurs autres structures d’accompagnement basées également à Mulhouse.
Sandrine F. : Cohérence Projets est une couveuse d’entreprises créée en février 2007 située à Val de Briey (54) qui intervient sur les départements de Meurthe-et-Moselle, Moselle et Meuse. Elle accompagne annuellement 120 porteurs de projet dans des secteurs d’activités variés (artisanat, prestations de services, commerce…).
D’où est venu ce besoin en logiciel de gestion pour votre couveuse d’entreprises ?
Noëlle B. (H) : A vrai dire, notre taille nous a toujours permis de gérer la couveuse avec les moyens du bord, sans logiciel spécifique. Nous avons toujours bien fonctionné avec Excel, et pensions poursuivre ainsi. Nous étions plutôt réfractaires à dépenser une somme importante pour faire développer un logiciel, sans être certains des bénéfices que nous en tirerions.
L’opportunité est venue de la Région Grand Est, qui nous a proposé de financer des projets structurants pour l’ensemble des couveuses du territoire. En échangeant avec les autres couveuses de la Région, nous avons validé le fait de travailler ensemble sur la mise en place d’un logiciel commun, facilitant notre gestion quotidienne et celle des entrepreneurs couvés.
Sandrine F.(CP) : En échangeant avec 2 autres couveuses de la Région Grand Est (Hopla et Créacité), nous avons constaté que nos besoins étaient communs et nos fonctionnements suffisamment proches pour envisager de mettre en place un outil commun.
Jusqu’à présent, nous n’utilisions pas de logiciel spécifique. Toutefois, considérant le volume d’entrepreneur accompagné et les moyens humains de notre structure (3 salariés), ce fonctionnement atteignait ces limites. Nous avions la volonté d’optimiser la gestion administrative et comptable de la structure, de disposer d’une interface entre les entrepreneurs et la couveuse et de mieux outiller les entrepreneurs que nous accompagnons. Nous avons alors travaillé sur un cahier des charges commun auquel devrait répondre le logiciel pour la gestion du parcours de nos entrepreneurs et celle de nos structures.
Noëlle B.(H) : Ce cahier des charges prenait en compte nos besoins : gestion administrative des parcours en couveuse, gestion des réunions d’info, gestion administrative des formations, suivi des entretiens, extraction de statistiques en fonction des besoins des financeurs, gestion comptable de l’activité des entrepreneurs et de la structure.
Pourquoi avoir choisi cette solution et comment s’est déroulé la collaboration ?
Sandrine F.(C-P) : Sur la base de ce cahier des charges, plusieurs prestataires ont été sollicités.
Après avoir effectué une évaluation des offres des différents prestataires reposant sur les fonctionnalités, les services proposés et l’offre, My Saam a été retenu.
La couveuse Cosens ayant déjà développé le module de gestion, elle a déjà pu nous faire un premier retour très positif sur leur utilisation.
En qualité de chef de projet, Cohérence Projets a travaillé étroitement avec My Saam pour l’élaboration des modules. Des comités de projet réguliers ont été organisés en collaboration également avec la couveuse Cosens et des comités de pilotage mensuels ont été mis en place avec Hopla et Créacité pour valider la conformité des travaux avec les besoins de nos couveuses.
Noëlle B.(H) : Les modules Gestion et Administratif sont très intuitifs pour les EAE.
Les adaptations supplémentaires par rapport au logiciel initial (création des modules complémentaires : administratif / sorties / statistiques / formations) sont très pertinentes et nous permet d’améliorer notre productivité. Cela nous permet vraiment de gagner du temps par rapport à notre organisation passée.
Le service support proposé par mail par My-Saam est très réactif.
Enfin, les données sont exportables et le recours à Excel est toujours possible et rapide.
A noter la gestion du projet a été effectué de façon très professionnelle.
Sandrine F.(C-P) : Je confirme les propos de Noëlle, il faut souligner le professionnalisme de Christian Huver et de ses équipes dans le pilotage et la mise en œuvre du projet. Par ces mois de collaboration avec nos couveuses, ils disposent d’une très bonne connaissance de nos métiers au quotidien, de nos besoins et de nos problématiques. Ils ont toujours été très à l’écoute et réactifs à nos demandes pour aboutir aujourd’hui à un logiciel métier adapté et conforme à nos attentes.
Quelles sont les défis humains et techniques que vous avez dû relever en changeant de système ?
Noëlle B. (H): La mise en production de My-Saam a été réalisée pour HOPLA le 1er juin 2022.
Au niveau administratif, cela nous a demandé du temps pour compléter les comptes de chaque EAE, de manière à y inclure l’ensemble des infos les concernant, même si une partie des données ont été initialisée à partir d’un fichier Excel. Cela nous semblait cependant essentiel car nous ne voulions pas travailler avec plusieurs systèmes en parallèle. Une fois ce travail de saisie effectué, tout est maintenant plus simple. Les CAPE et leurs avenants se génèrent en 1 clic, toutes les infos sont sous nos mains, on a des rappels concernant les échéances de CAPE proches. Les modules « sortie de couveuse » et « statistiques » seront mis en production cet été, ce qui viendra compléter les services proposés par le logiciel.
Sandrine F. (C-P) : Au 1er juin, la mise en production de My Saam a été réalisée pour le module administratif uniquement, l’objectif étant d’implémenter le module gestion début 2023.
La partie administrative et très ergonomique et intuitive, la prise en main rapide. Elle nous permet ainsi de changer de système aisément, le nouveau système nous permettant un gain de temps important (émission des CAPE, déclarations URSSAF, planification des entretiens…)
Noëlle B. (H) : Je rajouterai qu’au niveau de la compta / gestion, nous avons passé du temps pour former les entrepreneurs, par petits groupes. Nous avons créé un “mode d’emploi”, comprenant de nombreuses impressions écran, et qui peut être transmis aux autres couveuses.
Ceux qui maitrisent l’informatique ont trouvé le logiciel intuitif et s’en sortaient parfaitement au bout des 2h de formation.
Les entrepreneurs moins habiles avec l’informatique auront besoin de plus de temps, et d’échanges plus réguliers avec la comptable ou leur conseiller.
Sandrine F. (C-P) : De notre côté, nous avons choisi d’utiliser dans un premier seulement le module administratif. Aucune formation n’a été nécessaire sur cette partie car la solution est très intuitive. Quand le module de gestion sera mis en place en fin d’année, nous avons prévu de former nos entrepreneurs et notre équipe pour ce changement de système plus impactant.
Quel support vous a apporté votre partenaire dans la transition ?
Noëlle B. (H) : Il est double, en amont de la mise en production puis lors de la mise en production.
En amont, nous avons bénéficié de deux formations avec nos équipes.
La première a été organisée par rapport à la date de mise en production initiale. Or cette date a été décalée de 6 mois sur notre demande. Du coup, nous avions oublié beaucoup de choses, les conseillers n’avaient pas utilisé l’outil. Nous avons donc dû solliciter une seconde formation.
Ensuite lors de la mise en production, My-Saam nous a accompagné dans le lancement et a été très réactif par rapport à nos différentes interrogations.
Sandrine F. (C-P) : Nous avons bénéficié d’une formation pour le module gestion.
Les équipes de My-Saam sont d’une grande disponibilité, réactives et à l’écoute de nos besoins nous permettant ainsi de gérer la transition sereinement.
Conseilleriez-vous My-Saam à d’autres structures ?
Noëlle B. (H) : Au vu du professionnalisme de l’équipe My-Saam, un tres grand oui.
Au vu de nos premiers pas dans l’application, également !
Sandrine F.(C-P) : Pour avoir travaillé plusieurs mois avec Christian Huver et ses équipes, nous recommandons My-Saam pour leur professionnalisme et leur support. Nos premières utilisations du logiciel nous confortent dans le choix que nous avons fait.
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