Vaut mieux prévenir que guérir, voilà un adage qui s’applique parfaitement à la gestion des impayés. Tout entrepreneur et chef d’entreprise peut un jour ou l’autre être confronté à des retards de paiement lesquels pénalisent la rentabilité de l’entreprise.
Afin de gérer au mieux les retards de paiement et optimiser vos flux de trésorerie, faisons le point sur le cadre légal du règlement des factures et le traitement des retards de paiement.
Délai de règlement légal
En France, le délai de règlement légal d’une facture ne peut excéder 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois à condition que ce délai dérogatoire soit clairement inscrit dans le contrat de vente initial.
Si le délai de règlement n’est pas clairement défini entre les parties, la loi prévoit par défaut une durée de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation commandée pour acquitter la créance.
Au-delà de ces délais, la facture est considérée en retard et des pénalités de retard s’appliquent. Vous pouvez donc les exiger de plein droit. Voyons en pratique comment réagir face à un retard de paiement et éviter qu’il se transforme en impayé.
Définir les indemnités de retard dans les conditions générales de ventes
Le client qui tarde à régler votre facture doit verser des pénalités de retard ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ces frais ainsi que leur montant doivent être mentionnés dans les devis, factures et conditions générales de vente.
Le Code de commerce fixe le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement à 40 euros. Cette somme a pour intention de couvrir les coûts administratifs et coûts internes liés au retard de paiement.
Quant aux pénalités de retard, celles-ci correspondent par défaut au taux de la Banque Centrale Européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points. Vous pouvez néanmoins prévoir un taux inférieur sans pour autant être en-dessous du taux minimal légal, soit 3 fois le taux d’intérêt fixé par la BCE.
« Les pénalités de retard courent dès le jour suivant la date de règlement prévue sur la facture, ou à défaut, dès le 31ème jour suivant la date de réception des marchandises ou de la fin de la prestation de service ».
Légalement les pénalités de retard sont exigibles sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire. Mais dans les faits, il est fortement conseillé de mettre en place une procédure de relance et d’être rigoureux.
Gestion des impayés : procédure
Avant d’enclencher une procédure de gestion des impayés, n’hésitez pas à prévenir votre client de façon courtoise qu’il a omis de payer ladite facture. Celui-ci peut tout simplement avoir oublié et l’objectif est tant qu’à faire de préserver une bonne entente commerciale. Si vous ne recevez pas une confirmation de paiement dans un délai tolérable (2 jours par exemple), enclencher la procédure.
1/ La lettre de relance
Envoyez une lettre de relance pour rappeler les obligations de paiement à votre client. Celle-ci doit stipuler le montant dû ainsi que la date de paiement initialement prévue. Joignez-y la facture en question. N’hésitez pas à faire mentionner les possibles poursuites en cas de non-paiement suite à cette relance. Nous vous recommandons vivement d’envoyer cette lettre de relance en recommandé avec accusé de réception. Conservez également une copie de cette lettre.
2/ Mise en demeure de payer
Sans réaction ni règlement de la part de votre client, il convient de prévoir une mise en demeure. Il s’agit d’une lettre où vous déclarez votre intention de saisir les tribunaux compétents si le paiement de la facture et des pénalités n’intervient pas dans un délai clair. L’envoi se fait en recommandé avec accusé de réception.
3/ Huissier de justice ou professionnel du recouvrement
Si vos relances restent lettres mortes, faites appel aux services d’un huissier de justice ou d’un professionnel du recouvrement. Ceux-ci engageront alors les actions en justice adaptées à votre situation.
Afin d’anticiper ces situations, n’hésitez pas à préparer un modèle de lettre de relance et de mise en demeure. Faites le point également sur vos conditions générales de vente. Sont-elles suffisamment explicites ? Répondent-elles aux législations en vigueur ?
