Comment visualiser d’un seul coup d’œil le suivi d’activité de chaque entrepreneur couvé ? Comment regrouper les tâches administratives et celles liées à la comptabilité ? Comme vous, d’autres couveuses d’entreprises ont eu les mêmes questionnements, jusqu’à trouver la solution : le logiciel de gestion My-Saam.
Frédéric Olive, Directeur de Cosens, Régine Batchandji, Consultante-Comptable pour la même couveuse d’entreprises, et Christian Huver – Co-fondateur de My-Saam reviennent sur l’adoption de ce logiciel novateur. Ils nous partagent ce que son utilisation leur a apporté dans leur quotidien auprès des 300 entrepreneurs qu’ils couvent.
Avant toute chose, pouvez-vous nous présenter Cosens ?
Frédéric Olive : « Je m’appelle Frédéric Olive, et je travaille chez Cosens depuis son ouverture. J’y suis entré en tant que stagiaire, puis j’ai occupé le poste de chargé de mission jusqu’en 2007. À partir de cette date, j’ai pris la direction de la structure.
Cosens est une couveuse d’entreprises qui accompagne actuellement plus de 300 entrepreneurs en région Provence-Alpes-Côte-D’azur. Nos locaux situés à Marseille regroupent à la fois la couveuse, un espace de coworking, un parcours de formation et une coopérative d’activité.
Nous accompagnons les porteurs de projet à développer leurs activités (sous contrat CAPE), leurs compétences entrepreneuriales tout en leur offrant un cadre de travail.
En parallèle, Cosens est membre du réseau national des couveuses. Je fais partie des administrateurs du bureau et je représente d’ailleurs toute la région Provence-Alpes-Côte-d’Azur. »
D’où est venu ce besoin en logiciel de gestion pour votre couveuse d’entreprises ?
Frédéric Olive : « Nous recherchions depuis longtemps une solution informatique qui nous aurait permis de quitter notre fonctionnement un peu archaïque, entre procédures lourdes, documents papiers, et échanges multiples entre les services.
Nous avons testé plusieurs logiciels, toujours peu concluants. Il était compliqué de trouver un outil complet, qui centralise la facturation, la gestion des frais, la consultation de la trésorerie en temps réel et le pilotage d’activité.
Aucune plateforme jusqu’alors ne nous avait donné entière satisfaction. Or, sans solution appropriée, notre offre de service était en décrochage. Il fallait impérativement qu’on se mette à jour dans notre approche d’accompagnement des entrepreneurs. »
Régine Batchandji : « Il est vrai que face à l’explosion du digital, les tableurs n’étaient plus la façon la plus moderne et efficace de travailler. Créer des tableaux Excel pour les suivis d’activités est un exercice fastidieux, tant pour la couveuse que les couvés.
Nous avions deux problématiques principales quant à notre recherche d’outils. La première était d’avoir un logiciel approprié aux couveuses, permettant de travailler avec un seul numéro SIRET pour nos 300 entrepreneurs. La seconde était d’avoir une organisation moins désuète, pour éviter les tensions entre les couvés et le service comptabilité et fluidifier nos processus internes.
Toujours à la poursuite du dispositif idéal, c’est grâce à Internet que j’ai découvert le logiciel de gestion pour couveuses My-Saam. Leur offre était celle qui se rapprochait le plus de ce dont nous avions besoin. J’ai donc pris l’initiative de leur envoyer un mail, demandant si leur plateforme pouvait répondre à nos principales requêtes. »
Christian Huver : « Et ma réponse a été positive ! Néanmoins, nous avons été transparents dès le départ. Le logiciel, tel qu’il était, ne correspondait pas spécifiquement aux besoins des couveuses. En revanche, nous étions prêts à nous investir afin de créer un outil qui le soit.
Ensemble, nous étions totalement en phase sur les projections, et la relation de confiance s’est rapidement installée. Nous avons réussi à comprendre les difficultés auxquelles Cosens faisait face, et à développer des fonctionnalités adaptées aux besoins des couveuses d’entreprises. »
Quels ont été les défis humains et techniques auxquels vous avez dû faire face ?
Frédéric Olive : « J’ai renoncé à certaines idées reçues, comme s’adosser à un éditeur de logiciels national. Nous nous sommes alors orientés vers une structure plus agile, qui nous offre la possibilité de co-construire un produit. My-Saam nous a immédiatement séduits, parce qu’ils étaient eux aussi dans une démarche de co-création et de co-engagement.
Économiquement, cette logique nous convenait le mieux. Plutôt que d’acheter le développement d’un logiciel, nous avons opté pour l’abonnement. Cette solution est plus souple, et présente bien des avantages. »
Christian Huver : « Le premier défi du côté de My-Saam était de convaincre Cosens de l’intérêt de notre solution dans un contexte sanitaire peu favorable. Les premiers échanges ont, en effet, eu lieu par visioconférence, rendant l’exercice un peu plus difficile. La phase de développement et la mise en place du partenariat ont été réalisées entre appels vidéo et échanges de mails. Plus tard, nous avons eu l’occasion de nous rencontrer directement à Marseille, ce qui nous a permis d’avancer plus efficacement.
Il a fallu s’adapter à cette nouvelle façon de communiquer entre les équipes. Nous étions 7 personnes chez My-Saam (développeurs, analystes, etc.) à évoluer sur le projet. Du côté de Cosens, nous avons travaillé principalement avec Régine et quelques conseillers qui nous ont accompagnés dans les ateliers fonctionnels et le testing de la solution.
Nous avons fait preuve d’agilité à la fois dans nos échanges, mais aussi dans l’analyse des besoins et dans le développement de l’outil. Le déploiement de nouvelles fonctionnalités est régulier et fait partie de notre stratégie.. »
Frédéric Olive : « D’un point de vue humain, l’enjeu était d’apporter un nouvel élément dans les pratiques des collaborateurs. Il a fallu introduire un logiciel méconnu, et s’assurer qu’il soit utilisé à son plein potentiel.
Un autre challenge plus technique était de conserver notre logiciel de comptabilité actuel, qui est Quadratus Compta. Nous exploitons quotidiennement cette plateforme et il était important pour nous de la garder. Nous avons rapidement été rassurés par My-Saam, qui nous a confirmé pouvoir instaurer des liaisons entre les deux outils. »
Régine Batchandji : « Le logiciel est très flexible dans son évolution. De nouvelles rubriques et fonctions sont régulièrement ajoutées pour qu’il nous corresponde toujours mieux. Du côté des entrepreneurs, nous prenons souvent leurs avis et retours d’expérience pour avoir une plateforme qui colle à nos besoins mutuels. »
L’adoption de l’outil a-t-elle été simple ? Quels sont les bénéfices retirés ?
Frédéric Olive : « Les équipes et les entrepreneurs ne se servent pas encore naturellement de l’outil. Il reste des efforts à faire pour que son utilisation devienne systématique. Il est difficile pour les anciens couvés de rompre avec leurs habitudes.
Il est donc nécessaire pour nos équipes de savoir l’utiliser correctement. Leur accompagnement auprès des couvés n’en sera que plus percutant. Pour construire une bonne démarche d’accompagnement, nous partageons les ressources et tutoriels de My-Saam.
À l’avenir, nous réfléchissons à mettre en place des ateliers mensuels et thématiques autour du logiciel. Ce sera l’occasion pour nos couvés de savoir tout ce qu’ils n’ont jamais osé demander au sujet de My-Saam.
En matière de bénéfices retirés, on produit bien moins d’archives papiers, ce qui règle notre problématique de stockage. Parallèlement, en tant que directeur, j’avais une certaine gêne dans la présentation de notre offre jusqu’à présent. Aujourd’hui, My-Saam est véritablement notre élément différenciant, qui consolide notre proposition. L’outil est parfaitement à jour sur le plan de l’hébergement juridique et comptable, ce qui nous permet d’être en phase avec le marché actuel. »
Régine Batchandji : « Le gain de temps pour l’utilisation de My-Saam ne se ressent pas forcément au début. En premier lieu, on passe du temps à gérer les éventuels doublons, la passation entre les services, la formation des équipes.
Une fois ces étapes passées, effectivement, les bénéfices retirés sont notables. Mettre en place ce nouveau fonctionnement pendant la crise Covid-19 nous a, en plus, aidé à nous digitaliser. Nous avons pu franchir un palier au niveau du numérique. L’objectif, à terme, étant d’être une couveuse en ligne. »
Conseilleriez-vous My-Saam à une autre couveuse ?
Frédéric Olive : « Oui, nous conseillons vivement My-Saam aux autres couveuses. En revanche, il faut l’aborder comme un projet, y investir du temps et de la formation. Pour noter le gain de productivité, il faut y mettre les moyens nécessaires, et préparer son arrivée.
Notre partenariat avec My-Saam est fondé sur une relation de confiance. Notre logique d’agilité et de co-construction va jusqu’à sa commercialisation. Pour faciliter l’arrivée et le développement de My-Saam au sein des structures, nous avons opté pour l’organisation de visioconférence dans la région sud, dans un premier temps. Relayer l’outil sur tout le réseau national fait aussi partie des plans. »
Christian Huver : « À l’heure actuelle, trois couveuses supplémentaires ont d’ores et déjà adhéré au projet. »
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