L’établissement d’une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être en bonne et due forme. Ces mentions obligatoires sont principalement stipulées dans le Code général des impôts et le Code de commerce. Vous trouverez d’ailleurs la liste des textes officiels sur le lien source de notre article du service-public.fr.
Établir une facture lors de la création d’entreprise
Si vous êtes en train d’effectuer vos démarches de création d’entreprise, il n’est pas rare que vous deviez déjà présenter des factures auprès de clients que vous aviez commencé à démarcher. Vous n’avez pas encore en possession de votre Siret ou numéro Insee (pour les autoentreprises), pas de panique. Il vous faut dans ce cas établir une facture au nom de votre société ou autoentreprise en indiquant la mention « Siret en cours d’attribution ». De même si vous commencer à effectuer des achats, ceux-ci doivent être faits au nom de la société et non pas à votre nom propre. Cela vous permettra de déduire la TVA sur vos achats.
Les mentions obligatoires sur vos factures
La facture formalise l’accord commercial passé avec votre client. Elle doit clairement détailler vos prestations de services ou produits vendus. Voici les mentions obligatoires à faire figurer :
Les mentions génériques obligatoires
- La date à laquelle est émise la facture.
- Le numéro unique de la facture qui est une suite chronologique et continue. Ce numéro doit figurer sur chacune des pages de la facture.
- Date de la vente: le jour de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.
- Les coordonnées de l’acheteur: dénomination sociale ou nom s’il s’agit d’un particulier, l’adresse du siège social ou du domicile du particulier.
- Vos coordonnées:
- Nom et prénom si entrepreneur individuel,
- ou dénomination sociale ainsi que le Siren ou Siret si société.
- Préciser le numéro RCS et le nom de la ville où a été faite l’immatriculation pour les commerçants.
- Pour les artisans, indiquer en plus du Siren, le numéro d’inscription au Répertoire des métiers ainsi que la ville d’immatriculation.
- L’adresse du siège social.
- Enfin, mentionner le statut juridique de la société et le montant du capital.
- Votre numéro de TVA et celui de votre client professionnel s’il est redevable de la TVA.
- Détail des produits ou prestations : indiquez clairement vos prestations de services ou la main-d’œuvre, les marques et références de produits en cas d’achat-revente. Mentionnez également la quantité de chaque produit ou service. La clarté de vos prestations permet de déterminer un périmètre sur ce qui est compris et ce qui ne l’est pas.
- Prix et réductions : Le prix normal ainsi que les éventuelles remises, rabais ou ristournes doivent figurer à la date de la vente. Les escomptes font partie des conditions générales de vente et n’apparaissent pas dans le détail de la facture en tant que tel.
- Les totaux : bien évidemment, les totaux hors taxes, et toutes taxes comprises arrivent en fin de facture. Le taux de TVA et la somme due doit être mentionnée. Si plusieurs taux de TVA s’appliquent, une ligne par TVA due doit être précisée.
Le cas des escomptes : les mentions à préciser
Il n’est pas rare de pratiquer l’escompte entre professionnels. Il s’agit d’offrir une réduction supplémentaire aux éventuelles remises commerciales, rabais ou ristournes en cas de paiement anticipé. C’est une bonne pratique pour encourager le paiement comptant par exemple et améliorer votre trésorerie.
Pour cela, précisez le taux d’escompte (2-3% par exemple) et la date à laquelle le règlement doit intervenir pour en bénéficier.
Si vous ne pratiquez pas l’escompte, indiquez la mention suivante : « Escompte pour paiement anticipé : néant ».
Cas particuliers des autoentrepreneurs et artisans
Les autoentrepreneurs sont en franchise de TVA et doivent ainsi faire figurer la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». De plus, si vous êtes artisan et que vous effectuez des chantiers en tant que sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, vous ne déclarez pas la TVA. Il faut dans ce cas précis, faire figurer la mention « Autoliquidation ».
Enfin, précisez votre numéro de contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle ou décennale. Indiquez clairement le nom de l’assureur choisi, la couverture géographique ou le montant de la garantie.
Les pénalités de retard
Les pénalités de retard sont exigibles dès que le non-paiement à la date prévue est constaté. Dans les faits, vous n’avez pas de rappel à effectuer. Pour en savoir plus sur le taux des impayés, nous vous invitons à lire notre article sur la gestion des impayés. La mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement doit figurer sur vos factures.
Les sanctions en cas de non-respect de ces mentions
Rappelons que les textes de loi prévoient une amende fiscale forfaitaire de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture. Le cumul des amendes ne peut néanmoins excéder 1/4 du montant total de la facture erronée. Vous encourrez également une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75.000 € d’amende.
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