Mettre en place un budget de trésorerie
Le budget de trésorerie sert à anticiper votre année. Que vous démarriez votre activité ou que vous exerciez depuis quelques années, prenez du recul pour identifier au maximum vos décaissements et vos encaissements.
Cela vous permettra de mettre en évidence vos flux de trésorerie et de déterminer quelle somme en réserve vous devez constituer pour continuer à fonctionner, notamment en période de baisse d’activité ou de croissance. En effet paradoxalement lorsque vous devez faire face à une croissance d’activité, vous allez devoir préfinancer votre main d’oeuvre, acheter des produits ou sous-traiter certaines tâches avant de pouvoir encaisser le fruit de votre travail. L’objectif de cet exercice est de vous aider à prévoir les pics d’activité ou de dépenses pour éviter de vous retrouver dans le rouge…
Listez et anticipez vos charges fixes et variables
Que vous ayez une faible activité ou un pic de commandes, vos charges fixes continuent d’être dues. Commencez ainsi par les lister :
- Le loyer de votre bureau ou local, l’électricité, le chauffage, internet, eau, téléphone,
- Les honoraires d’expert-comptable,
- Les assurances responsabilité civile professionnelles, la mutuelle,
- Les frais de tenue de votre compte bancaire,
- Le forfait de votre leasing voiture, l’assurance automobile,
- Les cotisations et taxes fiscales (telles que la CFE),
Anticiper également au maximum et de manière généreuse vos charges variables, par exemples :
- Les frais de carburant ou vos indemnités kilométriques,
- Vos frais de repas, cadeaux clients,
- Vos frais de péage, de stationnement,
- Vos dépenses de promotion et de communication,
- La présence et/ou participation à des salons ou conférences de votre secteur d’activité,
- Quelques journées de formation par an pour rester à jour dans vos compétences,
- Les frais de sous-traitance,
- L’achat de logiciels,
- Les achats de marchandises,
- Votre salaire et celui de vos salariés éventuels, les cotisations sociales,
Prévoyez ensuite de lisser sur l’année vos charges fixes et variables pour savoir combien vous devez dépenser tous les mois pour fonctionner correctement. Cela vous donne déjà un bon indicateur de chiffre d’affaires à réaliser, et identifier si ce chiffre est réalisable.
Fixez-vous un objectif de chiffre d’affaires ambitieux mais réalisable
Prévoyez quel chiffre d’affaires vous devez effectuer à l’année en fonction de votre secteur d’activité. Puis mensualiser cet objectif en tenant compte d’une éventuelle saisonnalité. En effet toute activité est sujette à des temps forts et à l’inverse des mois bien plus calmes, propices à la prise de congés ou au travail de tâches habituellement délaissées ou reportées. Anticipez également la durée de votre cycle de vente, et vos délais de paiement habituels. L’usage étant de 30 jours à compter de la date de facturation. Certains clients peuvent demander jusqu’à 60 jours…tenez-en compte.
Si cet exercice vous semble difficile ou que vous souhaitez profiter d’un accompagnement personnalisé, nos consultants My-Saam ainsi que nos partenaires se tiennent à votre disposition.
Astuce : n’oubliez pas que vous ne facturez jamais 100% de votre temps disponible. Les congés, les éventuels jours de maladie, le temps accordé au développement commercial ou encore les temps creux entre des prestations constituent des heures non facturables.
Payez vos fournisseurs en temps et en heure
Pour gérer la trésorerie de votre activité de manière sereine, commencez par opter pour le prélèvement SEPA qui mensualise vos charges fixes. Vous n’aurez déjà plus à vous préoccuper de cela, mais gardez à l’esprit combien représente cette somme au global. Quant à vos charges variables, anticipez et jetez un œil à l’état de votre trésorerie avant d’acheter. Le but est d’éviter de vous retrouver en situation de trésorerie négative. Reportez une dépense si nécessaire ou prévoyez un paiement en plusieurs foisavec votre prestataire. De même, si vous pouvez payer comptant, faites-le. Essayez de négocier un escompte par la même occasion.
Astuce : faite la chasse aux dépenses inutiles, aux gaspillages. Et renégociez vos contrats.
Surveillez vos créances clients
De la même manière suivez les paiements de vos clients. Effectuez les relances quand c’est nécessaire. Vos clients peuvent aussi avoir besoin d’optimiser leur trésorerie. N’hésitez pas à en discuter dès le départ et fixez les règles du jeu. Proposez par exemple un paiement en 3 fois ou plus selon le montant. Pensez à demander un acompte qui doit vous être versé avant le démarrage de votre prestation. Cela peut être révélateur d’une bonne relation commerciale. Récompensez également les clients qui acceptent de vous payer au comptant.
Astuce: renseignez des dates de paiement réalistes dans votre outil de gestion en ligne. Renseignez-vous bien sur les pratiques de paiement de vos clients.
Optimisez également votre chiffre d’affaire en relançant vos devis. Un outil tel que My-Saam Vision vous permet de voir en un coup d’œil via votre tableau de bord les prospects ou clients à relancer. Tout cela vous permet de gagner du temps et de bien piloter votre activité.
Un suivi régulier de votre trésorerie
Enfin, effectuez un suivi régulier de vos encaissements et de vos dépenses. Le minimum syndical est d’effectuer ce suivi une fois par semaine afin de rester lucide sur l’état de votre trésorerie. Un outil de gestion en ligne tel que My-Saam Vision vous permet de piloter votre activité en temps réel, de manière simple et claire. Vous optimisez votre temps de gestion et vous êtes capable de prendre les bonnes décisions pour votre entreprise, même si vous êtes auto-entrepreneur. Découvrez gratuitement notre outil de gestion et faites-vous votre propre opinion.
